Klauzula informacyjna RODO

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) informujemy, że:

1. Administratorzy danych osobowych

Administratorami Pani/Pana danych osobowych, każdy w swoim zakresie, są:

• Gentlemen’s Business Group Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Szczecinie, przy ul. Szerokiej 48/2, KRS: 0001118793, NIP: 8522709902, REGON: 529255590, e-mail: gentlemensbusinessgroup@gmail.com.
• SocialOne Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Szczecinie, przy ul. Przyjaciół Żołnierza 35/1, 71-670 Szczecin, KRS: 0001037108, NIP: 8513293477, REGON: 525352853, e-mail: masterclass@socialone.pl.

Gentlemen’s Business Group sp. z o.o. przetwarza dane osobowe w szczególności jako organizator wydarzenia „Master Class vol. 3”, a SocialOne sp. z o.o. przetwarza dane osobowe w szczególności w zakresie obsługi sprzedaży biletów, płatności, faktur, reklamacji, zwrotów, komunikacji z klientami i uczestnikami, obsługi organizacyjnej wydarzenia, dokumentowania wydarzenia oraz działań promocyjnych związanych z wydarzeniem.

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

• zawarcia i wykonania umowy sprzedaży biletu, w tym obsługi zamówienia, płatności i wysyłki biletu — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• wystawienia faktury, prowadzenia rozliczeń księgowych oraz realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• komunikacji organizacyjnej dotyczącej wydarzenia, rejestracji uczestników, obsługi udziału w wydarzeniu oraz przekazywania informacji technicznych lub organizacyjnych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• obsługi reklamacji, zwrotów, zapytań i zgłoszeń — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO;
• dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• dokumentowania wydarzenia, w tym wykonywania zdjęć i nagrań wideo, publikacji relacji z wydarzenia, działań promocyjnych, portfolio i case studies — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadku indywidualnych ujęć lub materiałów wymagających zgody — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
• przesyłania informacji marketingowych dotyczących kolejnych wydarzeń, ofert Gentlemen’s Business Group sp. z o.o. lub ofert partnerów wydarzenia — na podstawie zgody, tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli zgoda jest wymagana;
• prowadzenia analityki strony internetowej, remarketingu i pomiaru skuteczności reklam, w tym z wykorzystaniem Google Analytics, Meta Pixel, Google Ads remarketing lub podobnych narzędzi — na podstawie zgody użytkownika, jeżeli jest wymagana, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3. Kategorie przetwarzanych danych

Dane osobowe mogą obejmować w szczególności: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane do faktury, dane firmy, NIP, adres, dane uczestnika, informacje o zakupionym bilecie, informacje o płatności, dane dotyczące reklamacji lub zwrotu, wizerunek utrwalony podczas wydarzenia, dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej oraz dane wynikające z udzielonych zgód.

4. Odbiorcy danych

Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty wspierające organizację i obsługę wydarzenia, w szczególności:

• imker.pl — system sprzedaży biletów;
• Autopay — operator płatności;
• inFakt — narzędzie do fakturowania;
• GetResponse — system do wysyłki wiadomości e-mail i komunikacji marketingowej;
• SYLWIA SOŁOWIJ-KOWALSKA Rachunkowość biuro4u — podmiot świadczący usługi księgowe lub rachunkowe;
• SEOHOST — dostawca hostingu strony internetowej;
• dostawcy usług IT, administratorzy strony internetowej, dostawcy poczty elektronicznej i narzędzi biurowych;
• fotografowie, operatorzy wideo, montażyści oraz podmioty wspierające dokumentowanie wydarzenia;
• podwykonawcy i obsługa techniczna wydarzenia;
• partnerzy wydarzenia, sponsorzy, wystawcy i podmioty prowadzące aktywności podczas wydarzenia;
• dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych, w tym Meta Platforms, Google oraz inni dostawcy narzędzi śledzących;
• kancelarie prawne, doradcy podatkowi, audytorzy, firmy windykacyjne, ubezpieczyciele, jeżeli będzie to konieczne;
• organy publiczne, sądy, urzędy, organy podatkowe lub inne podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.

5. Partnerzy wydarzenia, leady, quizy i gifty

Dane osobowe mogą być przekazywane partnerom wydarzenia, w szczególności w zakresie listy uczestników, leadów ze stoisk, danych zwycięzców quizów oraz danych osób odbierających gifty, jeżeli istnieje do tego odpowiednia podstawa prawna, w szczególności zgoda uczestnika, realizacja konkretnej aktywności, wydanie nagrody lub wykonanie świadczenia partnera.

Lista partnerów wydarzenia jest dostępna na stronie internetowej wydarzenia. Uczestnik powinien zapoznać się z informacjami o partnerach przed udziałem w aktywnościach prowadzonych przez partnerów, w szczególności przed przekazaniem im danych osobowych, udziałem w quizie, odbiorem giftu, skorzystaniem z vouchera albo pozostawieniem danych kontaktowych na stoisku partnera.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z narzędzi takich jak Meta Ads, Meta Pixel, Google Analytics, Google Ads remarketing, GetResponse lub innych narzędzi technologicznych dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się wyłącznie wtedy, gdy jest to zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych, odpowiednich zabezpieczeń albo innych mechanizmów przewidzianych przez RODO.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa albo przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

• Dane związane z zakupem biletu i realizacją umowy będą przechowywane przez czas realizacji umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń.
• Dane zawarte w fakturach, dokumentach księgowych i dokumentach podatkowych będą przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady przez 5 lat liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Dane związane z reklamacjami, zwrotami i korespondencją będą przechowywane przez czas obsługi zgłoszenia oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody będą przechowywane do czasu cofnięcia zgody, chyba że dalsze przechowywanie danych będzie niezbędne do wykazania faktu udzielenia zgody, obrony przed roszczeniami albo realizacji obowiązków prawnych.
• Dane przetwarzane w celach marketingowych będą przechowywane do czasu cofnięcia zgody, wniesienia sprzeciwu albo ustania celu marketingowego.
• Dane związane z analityką, plikami cookies i narzędziami reklamowymi będą przechowywane przez okres wynikający z ustawień danego narzędzia, ustawień przeglądarki, zgody użytkownika albo do czasu usunięcia lub zablokowania plików cookies.
• Materiały zawierające wizerunek uczestników mogą być przechowywane przez okres prowadzenia działań dokumentacyjnych, promocyjnych, marketingowych, portfolio lub archiwalnych, chyba że osoba, której dane dotyczą, zgłosi skuteczny sprzeciw albo cofnie zgodę w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa określone w RODO, w szczególności:

• prawo dostępu do danych osobowych;
• prawo otrzymania kopii danych;
• prawo sprostowania danych;
• prawo usunięcia danych;
• prawo ograniczenia przetwarzania;
• prawo przenoszenia danych;
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
• prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Żądania dotyczące realizacji praw można kierować do właściwego administratora danych na adresy e-mail wskazane w niniejszej klauzuli.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale może być konieczne do zakupu biletu, otrzymania biletu, udziału w wydarzeniu, otrzymania faktury, obsługi płatności, reklamacji, zwrotu lub kontaktu organizacyjnego. Niepodanie danych wymaganych do realizacji tych celów może uniemożliwić zakup biletu lub udział w wydarzeniu.

Udzielenie zgód marketingowych jest dobrowolne i nie jest warunkiem zakupu biletu ani udziału w wydarzeniu.

10. Brak Inspektora Ochrony Danych

Administratorzy nie wyznaczyli Inspektora Ochrony Danych. Kontakt w sprawach danych osobowych jest możliwy pod adresami e-mail wskazanymi w niniejszej klauzuli.

11. Szczegółowa Polityka prywatności

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych znajdują się w Polityce prywatności dostępnej na stronie: www.konferencja.szczecin.pl.